Wat zijn taken?

Je hebt twee soorten taken, losse taken en taken die aan een communicatie zijn gekoppeld. Losse taken maak je aan in het takenoverzicht. Taken die je aanmaakt binnen een communicatie, wordt automatisch gekoppeld.

Waar vind je de taken?

Een overzicht van de taken vind je door links op het taken-icoon te klikken. Je komt dan standaard in een kalenderoverzicht van de taken die aan jou toegewezen zijn. Zo heb je direct overzicht over wat jij deze maand allemaal moet doen. Wanneer je een communicatie opent zie je hier ook de taken die aan de communicatie gekoppeld zijn. Zo houdt het hele team overzicht over de voortgang en welke stappen nog gedaan moeten worden.

Hoe maak je een taak aan?

Taken maak je gemakkelijk aan tijdens het aanmaken van een communicatie. Je vindt ze onderaan het invulscherm. Bij het aanmaken van een taak geef je deze een titel. Wij raden aan om hierin een werkwoord te gebruiken zodat het zowel voor jezelf als voor collega's duidelijk is wat er moet gebeuren. 'Beeldmateriaal aanleveren' zegt bijvoorbeeld veel meer dan alleen 'beeldmateriaal'. Vervolgens wijs je een verantwoordelijke toe aan de taak en geef je hem een deadline. Optioneel voeg je ook nog een duur van deze taak toe en schrijf je er een beschrijving bij. Opgeslagen? Voeg de andere nodige taken toe en sla dan de communicatie op

Samenwerken met taken

Het werken met taken heeft twee grote voordelen. Je houdt voor jezelf het overzicht van alle taken die je moet doen, een soort checklist of to-do.
Daarnaast draagt het bij aan het succesvol samenwerken met je team. Zo ontvangen collega's die een taak toegewezen krijgen hiervan een melding zodat ze op de hoogte zijn en kan iedereen in het team de voortgang bewaken door te checken welke taken afgevinkt zijn en welke nog openstaan. Veel organisaties die in de Contentkalender werken pakken de taken erbij tijdens hun (week)overleg zodat ze goed bijhouden of ze op de juiste koers zitten. En valt een collega (plotseling) uit? Dan bekijkt de rest van het team eenvoudig welke taken er opgepakt kunnen worden.

Wanneer je voor een communicatie vaak dezelfde reeks taken gebruikt, bijvoorbeeld voor iedere nieuwsbrief dezelfde stappen, kan je hiervoor een workflow gebruiken. Lees voor meer informatie ons artikel over workflows.