Wat is het verzoekensysteem?

Hoe kunnen mijn collega’s een verzoek indienen?

Het is ten eerste belangrijk dat de kalender verzoeken kan ontvangen. Dit stel je in via het tandwiel linksonder in je scherm bij 'Kalenders'. Bewerk een kalender en zet het vinkje bij 'open voor verzoeken' aan. 

Je collega’s dienen eenvoudig een verzoek in via de deelbare link. In plaats van de groene ‘Toevoegen’-knop zien zij daar ‘Dien een verzoek in’. Je collega geeft het verzoek een titel en vult zijn of haar eigen naam en e-mailadres in. Willen ze meer informatie toevoegen? Ze kunnen ook informatie geven over de datum en mediakanaal waarop de communicatie geplaatst moet worden. Eventueel is het ook mogelijk om al content mee te geven. Zoals een bestand of een URL naar Sharepoint. 

Hoe vind ik die verzoeken terug?

Als je de rechten hebt om verzoeken te verwerken vind je deze in de linkerbalk als een kalender met een plusje erin. In de lijst met verzoeken zie je de titel van het verzoek, een beschrijving ven het verzoek (indien er een beschrijving is geschreven door de indiener), de naam van de indiener, de status van het verzoek én de publicatiedatum. In de laatste kolom zie je op welke datum het verzoek is ingediend.

Verzoek verwerken

Wanneer je op een nieuw binnengekomen verzoek klikt kan je deze goedkeuren of afkeuren. Wij houden de indiener van het verzoek op de hoogte via de mail. Dus daar hoef jij niet meer achteraan te zitten! 

Als je een verzoek goedkeurt moet je deze ook toewijzen aan een project. Precies zoals je gewend bent. Na het opslaan zie je het verzoek terug in de kalender, namelijk op de publicatiedatum die bij het verzoek is opgegeven. Als er geen datum bij het verzoek is opgegeven, kun je de nieuwe communicatie in de lijstweergave terugzoeken. Door de deze vervolgens aan te passen kun je deze bewerken en informatie toevoegen zoals je gewend bent, dus ook een publicatiedatum.

Wie kan verzoeken verwerken?

Om een verzoek te verwerken moet de beheerder van je account aangeven dat jij verzoeken mag verwerken. Deze optie vind je onder het tandwiel links onderin je scherm bij ‘Gebruikers’. Als je een gebruiker bewerkt zie je daar het vinkje voor het verwerken van verzoeken.

Let op: als je het vinkje 'kan verzoeken verwerken' aanzet, vergeet dan niet in- en uit te loggen om de verzoekenlijst te zien.